Fluxo

No Citrus.cx, Fluxos são sequências de etapas de atividades necessárias para realizar qualquer tipo de procedimento, como, por exemplo, prestar atendimento a um cliente, elaborar uma proposta de venda ou contratar um novo colaborador. Os Fluxos são utilizados para, posteriormente, serem executados em Processos.

Cadastro

Para configurar um Fluxo, no menu lateral esquerdo, encontre a opção Administração. Através desta aba, é possível configurar e personalizar todos os detalhes da sua empresa na plataforma.

A tela de administração é segmentada em blocos que agrupam configurações semelhantes. Além disso, no topo da listagem, o campo de busca poderá ser utilizado para localizar a configuração desejada. No bloco Configurações Gerais, localize a opção Fluxo.

Seremos redirecionados para outra página, onde será exibida a listagem de Padronizações de Atendimento já cadastradas abaixo. Caso deseje realizar a edição de algum item da listagem, basta clicar sobre ele e modificar os campos necessários.

No menu superior direito, encontramos três opções:

• +Novo: botão utilizado para criar um novo Fluxo.
• Excluir: botão utilizado para excluir um Fluxo já existente. Basta selecioná-lo da listagem e, em seguida, clicar em Excluir para removê-lo.
• Filtro: botão utilizado para encontrar um Fluxo específico na listagem. Ao clicar, será liberado o campo para digitar a palavra-chave desejada e o botão Pesquisar para encontrá-la.

Para criar um Fluxo, basta clicar em +Novo e preencher os campos obrigatórios.

Seremos redirecionados para outra página contendo alguns campos a serem preenchidos para o cadastro de um novo Fluxo.

• Nome: informe o Nome que identificará este Fluxo na listagem (campo obrigatório).
• Tipo: informe o Tipo do Fluxo que deseja criar (campo obrigatório). Ele poderá ser Interno, ou poderá ser iniciado durante uma Oportunidade ou Proposta.
• Grupo de Campos Extra: caso queira, poderá ser selecionado um Grupo de Campos Extra neste Fluxo para coletar dados adicionais.
• Formulário Pesquisa de Satisfação: caso queira, poderá ser selecionado um Formulário de Pesquisa de Satisfação que será encaminhado ao Cliente automaticamente quando este Fluxo for finalizado.
• Setor: informe o Setor que será responsável por este Fluxo (campo obrigatório).
• Descrição Atendimento: informe um breve detalhamento sobre este Fluxo.

Finalizado o preenchimento, clique em Salvar e continuar.

Em seguida, será disponibilizado um novo bloco com abas contendo novas informações que poderão ser configuradas. Navegue entre as abas disponibilizadas clicando na opção desejada.

Etapas

Na aba Etapas, podemos criar as Etapas que irão compor este Fluxo. Para isso, clique no botão + Nova Etapa e preencha os campos solicitados. Após preenchê-los, clique no botão Salvar e a Etapa será exibida na listagem abaixo. Repita o procedimento para adicionar novas Etapas.

• Nome: informe o Nome que identificará esta Etapa na listagem (campo obrigatório).
• Tempo Estimado: informe o Tempo Estimado que esta etapa terá (campo obrigatório). O Tempo poderá ser configurado em Minutos, Horas ou Dias.
• Setor: informe o Setor que será responsável por esta Etapa (campo obrigatório). Caso queira que este Setor seja notificado quando a etapa for iniciada, habilite a respectiva flag ao lado.
• Equipe/Grupo de Solução: informe a Equipe ou o Grupo de Solução que será responsável por esta Etapa. Caso queira que a Equipe ou o Grupo seja notificado quando a etapa for iniciada, habilite a respectiva flag ao lado.
• Grupo de Campos Extra: caso queira, poderá ser selecionado um Grupo de Campos Extra nesta Etapa para coletar dados adicionais.
• Informação: informe um breve detalhamento sobre esta Etapa.
• Bloquear edição: habilite esta flag caso queira que os campos de preenchimento da Proposta, da Oportunidade ou do Processo sejam bloqueados quando esta Etapa for iniciada.
• Envio de dados: habilite esta flag caso queira que os dados desta Etapa sejam enviados para um servidor externo. Essa configuração poderá ser feita caso já exista uma Integração com o Cliente realizada.

Dados Adicionais da Etapa

Para acrescentar uma tarefa a uma etapa existente, na listagem das etapas, clique no botão. Será exibido um pop-up com abas contendo novas informações que poderão ser configuradas.

Através da aba Checklist, podemos acrescentar todas as tarefas que irão compor o Checklist desta Etapa. Para isso, basta digitar o nome da sua tarefa e clicar em Adicionar. A tarefa será exibida ao lado. Repita o procedimento para adicionar novas Tarefas.

Na aba Responsáveis, podemos determinar os Usuários que serão responsáveis, supervisores, ou gerentes dessa Etapa específica.

Para isso, basta selecionar o Usuário Responsável (campo obrigatório) por esta Etapa e o respectivo Papel (campo obrigatório) que será desempenhado. Em seguida, clique em Adicionar. O Usuário selecionado será exibido ao lado. Repita o procedimento para adicionar outros Responsáveis.

Na aba Anexos, podemos acrescentar arquivos a esta respectiva Etapa, assim como requisições, comprovantes, formulários preenchidos, etc. Para isso, basta clicar no botão Selecione o arquivo e informar o arquivo localizado no diretório da sua máquina local. Em seguida, clique em +Adicionar e ele será exibido ao lado. Repita o procedimento para adicionar outros Anexos.

Na aba Documentos, podemos acrescentar documentos a esta respectiva Etapa para eles serem preenchidos pelo Cliente, assim como termos, contratos etc. Para isso, basta selecionar da listagem o Documento desejado e clicar em Salvar. Ele será exibido ao lado. Repita o procedimento para adicionar outros Documentos. Documentos podem ser cadastrados na plataforma através do atalho Administração > Configurações Gerais > Documentos.

Anexos

Na aba Anexos, podemos acrescentar arquivos a este respectivo Fluxo, assim como requisições, comprovantes, formulários preenchidos etc.

Para isso, basta clicar no botão Selecione o arquivo e informar o arquivo localizado no diretório da sua máquina local.

Em seguida, clique em + Adicionar e ele será exibido ao lado. Repita o procedimento para adicionar outros Anexos.

IMPORTANTE: Os Anexos do Fluxo diferem dos Anexos da Etapa. Os Anexos do Fluxo serão vinculados ao Fluxo inteiro, enquanto os Anexos da Etapa serão associados apenas à Etapa correspondente.

Documentos

Na aba Documentos, podemos acrescentar documentos a este respectivo Fluxo para que eles sejam preenchidos pelo Cliente, assim como termos, contratos etc.

Para isso, basta selecionar da listagem o Documento desejado e clicar em Salvar. Ele será exibido ao lado. Repita o procedimento para adicionar outros Documentos.

Documentos podem ser cadastrados na plataforma através do atalho Administração > Configurações Gerais > Documentos.

IMPORTANTE: Os Documentos do Fluxo são diferentes dos Documentos da Etapa. Os Documentos do Fluxo serão vinculados ao Fluxo inteiro, enquanto os Documentos da Etapa serão associados apenas à Etapa correspondente.

Finalizado o preenchimento, clique em Salvar para encerrar o procedimento, localizado no canto superior direito. O Fluxo criado será exibido na listagem em seguida e ele já poderá ser associado ao seu Tipo correspondente, como um Processo interno, um Processo para Atendimento, uma Proposta ou uma Oportunidade.