Gerenciar Processos

No Citrus.cx, Processos são métodos utilizados para executar um Fluxo de atividades necessárias para realizar qualquer tipo de procedimento, como, por exemplo, prestar atendimento a um cliente, elaborar uma proposta de venda ou contratar um novo colaborador. É possível iniciar Processos na plataforma a partir de um Atendimento, a partir de uma Proposta, a partir de uma Oportunidade ou de forma manual através da tela de Processos.

Cadastro

Para criar um Processo manualmente, no menu lateral esquerdo, clique no botão Processos.

Seremos redirecionados para outra página, onde será exibida a listagem de Processos já iniciados abaixo. Os Processos novos serão exibidos no topo, enquanto os processos encerrados serão exibidos no fim. Caso deseje realizar a edição de algum item da listagem, basta clicar sobre ele e modificar os campos necessários.

No menu superior direito, encontramos cinco opções:

• +Novo: botão utilizado para criar um novo Processo Interno.
• Excluir: botão utilizado para excluir um Processo já existente. Basta selecioná-lo da listagem e, em seguida, clicar em Excluir para removê-lo.
• Reabrir: botão utilizado para reabrir um Processo fechado ou encerrado da listagem.
• Filtro: botão alternativo utilizado para encontrar um Processo específico na listagem, caso não possua o número do protocolo. Ao clicar, será liberado o campo para especificar os filtros desejados e o botão Pesquisar para encontrá-los.
• Alterar Status: botão utilizado para alterar o Status de um Processo da listagem.

Para criar um Processo, basta clicar em +Novo e preencher os campos obrigatórios.

• Tipo: campo utilizado para selecionar o Tipo de Processo a ser criado. Normalmente, este campo é preenchido de forma automática quando um Processo é iniciado a partir de uma Proposta, uma Oportunidade ou um Atendimento. Entretanto, ao criar um Processo manualmente, será disponibilizada a opção Interno automaticamente para cadastrar um Processo Interno.
• Fluxo: campo utilizado para selecionar um Fluxo de Etapas que irão compor um Processo (campo obrigatório).
• Descrição: campo utilizado para narrar informações sobre o Processo, além de informar especificações e particularidades (campo obrigatório).

Finalizado o preenchimento, clique em Salvar e continuar.

Gerenciamento

Ao salvar o Processo, serão disponibilizados novos botões e blocos para visualizar históricos, associar anexos ou documentos e muitas outras opções.

Os botões são representados por ícones e, ao passar o mouse por cima do ícone, será exibido o nome da sua função.

• Processo: detalhes correspondentes ao Processo.
• Documentos: arquivos que poderão ser gerados a partir deste Processo, como, por exemplo, contratos, declarações ou termos. Documentos podem ser cadastrados na plataforma através do atalho Administração > Configurações Gerais > Documentos.
• Comentários: registro de anotações a respeito do Processo, como, por exemplo, alterações, especificações e informações importantes.
• Anexos: arquivos avulsos que poderão ser indexados ao Processo.
• Log de mudança de status: detalhes das movimentações de status realizadas neste Processo.

Logo acima, também será exibido o número do Protocolo. Esta numeração poderá ser utilizada para consultas pelas partes interessadas, como, por exemplo, setores envolvidos ou clientes.

Ao lado do número do Protocolo, encontramos um campo para selecionar o Status referente a este Processo: Novo para recém-criado, Em andamento para processos em progresso, Finalizado para processos encerrados e Cancelado para processos descontinuados ou interrompidos. Status são atualizados de forma automática conforme o andamento do processo para que as partes interessadas possam realizar o acompanhamento em tempo real. Entretanto, este campo poderá ser utilizado para que o Status seja alterado manualmente.

Do lado direito da tela, será exibido um bloco contendo todas as Etapas do Fluxo correspondente a este Processo. As legendas das Etapas serão exibidas acima com seus ícones e cores correspondentes: Pendente, Em andamento, Voltou etapa (caso tenha ficado algum procedimento pendente da etapa anterior), Finalizada e Cancelada.

Para iniciar uma etapa, clique no botão Iniciar etapa localizado no mesmo bloco. Apenas funcionários vinculados ao Setor responsável pela Etapa terão permissão para iniciá-la.

A partir da versão 2.60.0, será disponibilizado o campo Alterar setor que permitirá a alteração do Setor e também do Grupo de Solução durante o fluxo do processo.

Importante lembrar que, após iniciada, uma Etapa poderá levar minutos, horas ou dias para ser encerrada, conforme o seu tempo estimado configurado previamente no Fluxo vinculado. É importante manter o status do Processo atualizado para que as partes envolvidas possam acompanhá-lo em tempo real.

Por isso, à medida que atualizações forem feitas nesta tela, clique no botão Salvar no menu superior direito para arquivar as alterações realizadas. Caso necessário, também é possível Imprimir o Cartão deste Processo utilizando o atalho correspondente no mesmo menu, que irá gerar todas as informações da tela em um arquivo .pdf que poderá ser impresso e/ou anexado a um e-mail, por exemplo.

Caso a Etapa iniciada possua Tarefas cadastradas, elas serão exibidas numa listagem abaixo com itens a serem checados conforme forem concluídos. Ao checar a última Tarefa, será exibida uma mensagem de confirmação questionando se a etapa deverá ser finalizada. Caso queira confirmar todas as Tarefas da Etapa, clique no ícone correspondente à direita (✓).

Do lado direito, serão exibidos os ícones de atalho para Voltar (◂◂) à Etapa anterior ou Finalizar (✓) a Etapa. Utilize o botão Voltar Etapa caso precise voltar à Etapa anterior por algum motivo, como, por exemplo, inconsistências no Processo ou falta de informações necessárias.

Já o botão Finalizar Etapa irá encerrá-la e, dessa forma, a próxima Etapa será disponibilizada e poderá ser iniciada pelo Setor responsável por ela até que o ciclo seja encerrado.

Ao finalizar todas as etapas, clique em Salvar. O Fluxo do Processo será encerrado automaticamente e ele aparecerá logo em seguida no fim da listagem com o status Finalizado.